Produção de Saraus

Quem acha que organizar um evento de poesia é tarefa fácil, provavelmente nunca organizou um. Para facilitar sua vida de futuro organizador de eventos poéticos, segue um passo-a-passo detalhado que serve tanto para pequenas reuniões mais intimistas, lançamento de livros, a grandes eventos ao ar livre. Vamos dividir essas etapas entre a pré-produção, a produção e a pós-produção.

 

Pré-produção           

A fase da pré-produção é o período que antecede o evento; é sua gestação. É nessa fase que você decidirá questões como a data e o local de realização, a fonte para captação de recursos, o nome do evento, quais artistas serão convidados, contratação da equipe de produção, qual o tema do evento, qual identidade visual utilizar e quem a desenvolverá, quais autorizações serão necessárias – em caso de evento em locais públicos, principalmente.

As autorizações variam de acordo com o perfil de seu evento, número de pessoas, estrutura, local, horário. Para termos uma ideia da dimensão burocrática para a realização de um evento em espaço público, tomemos como exemplo a Parada Poética, que produzi em 2012 para cerca de quinhentas pessoas na Praça do Índio, em Brasília. Para realizar o evento foi necessário pedir autorização e/ou pagar algumas taxas na Administração de Brasília; Agência de Fiscalização do Distrito Federal (Agefis); Detran; Polícia Militar; Secretaria de Segurança do Distrito Federal; Vara da Criança e do Adolescente; prefeituras das quadras próximas ao local do evento; Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (ECAD) – relativo à cobrança de direitos autorais; entre outros.

Mas não desanime. Há ferramentas que tornarão sua vida bem mais simples, como um bom checklist (listagem com seus afazeres) e um cronograma detalhado com as tarefas e prazos a serem cumpridos. É importante que os prazos tenham uma certa folga para que o atraso de um item não comprometa o andamento do evento como um todo. Quer uma dica para evitar as burocracias na realização de um evento em local público? Ocupe a cidade de forma criativa, descentralizada e cidadã.

Uma dica para captar recursos para a realização do seu evento? Procure parceiros que têm a mesma visão que você, que atuem nas mesmas frentes. Procure um restaurante natural se for um evento sobre sustentabilidade, uma empresa fabricante de acessórios esportivos, caso envolva a galera do skate e do pedal, ou uma instituição comprometida com questões sociais, se for uma ação em uma comunidade em situação de vulnerabilidade, por exemplo. E lembre-se: você não está pedindo favor; você está propondo uma parceria com vantagens para ambas as partes.

É também na fase de pré-produção que cuidamos da divulgação do evento. A escolha dos meios de divulgação varia de acordo com o público que se pretende alcançar. Para divulgação de um sarau em uma pequena cidade interiorana, por exemplo, um carro de som e alguns panfletos convidando os moradores pode ser mais eficaz para chamar público que o Facebook e o Twitter juntos.

 

Não importa o porte de seu evento, ele merece um tratamento profissional também no momento de divulgá-lo.

 

Uma divulgação profissional começa com a confecção de um bom release (texto explicativo) sobre o evento para ser enviado à mídia, juntamente com boas fotos em alta resolução. Um release deve ser objetivo, contendo já no primeiro parágrafo as informações principais, que geralmente respondem às perguntas: “quem?” (ex.: Marina Mara); “vai fazer o que?” (ex.: lançar o livro Sarau Sanitário); “quando?” (ex.: no dia 11 de maio); “onde” (ex.: no Balaio Café). Nos parágrafos seguintes deve conter as informações complementares, como o objetivo da ação, artistas convidados, as motivações e os objetivos da ação. Ao final deve-se inserir o serviço, que repetirá as principais informações do texto de forma objetiva, como no exemplo a seguir:

 

Serviço:

 

Lançamento do livro Sarau Sanitário

Data: 11 de maio de 2010 às 21h

Local: Balaio Café – 201 Norte

Informações: (61) 5555-5555

Entrada franca.

 

Ao enviar o e-mail para a mídia é imprescindível que você se apresente antes de sugerir a pauta para que sua mensagem não fique com cara de spam. Além de facilitar o trabalho do jornalista, claro. Exemplo:

 

 

Prezada editora Marisa Raja Gabaglia,

 

Sou poeta da cidade e idealizadora do projeto Sarau Sanitário, sobre o qual envio uma sugestão de pauta. Esse projeto lúdico e inovador tem como objetivo popularizar a poesia por banheiros públicos da cidade.

 

Agradeço pela atenção e espero que esse veículo de comunicação se interesse em publicar a pauta.

 

 

Atenciosamente,

 

Marina Mara

 Fone: (24) 6944-6944

 

 

 

Produção

É chegado o dia do seu evento poético. Que tal arranjar um local bem confortável para relaxar e curtir as atrações? Nem pensar! Nesse dia você deve estar atento para que cada detalhe pensado na pré-produção esteja funcionando como manda o figurino.  Então, antes do início do evento, faça a inspeção final, verificando todos os detalhes técnicos e operacionais como som e iluminação, detalhes da decoração, limpeza dos banheiros, segurança, montagem de palco.

 

Muitos eventos de poesia, principalmente os saraus poéticos, ainda não podem pagar cachê aos poetas e artistas em geral. Mas enquanto a situação ideal não chega, é imprescindível que ofereçamos outras vantagens aos artistas que – por camaradagem – se apresentam em nosso evento, como boas condições para a apresentação e uma divulgação profissional de sua arte.

 

Se, além de produtor, você ainda for o mestre de cerimônias do evento, procure se informar sobre os trabalhos mais importantes e atuais dos artistas no momento de convidá-los ao palco, dando-lhes boas-vindas e agradecendo – sinceramente – sua presença.

 

 

Pós-produção

Esta é a fase que antecede a próxima produção. É a hora do balanço geral, de pesar os erros e acertos visando aprimorar-se para o próximo evento. Devido à adrenalina e cansaço do momento, recomenda-se realizar o pagamento dos funcionários do evento no dia seguinte, evitando erros contábeis.

Se estiver em contrato, devolva o local limpo, da maneira como o encontrou. É recomendável ter em mãos uma planilha com todos os itens contratados para que sejam devolvidos em boas condições.

Como produtor do evento, você tem que verificar todas as etapas do encerramento, mesmo confiando em sua equipe (caso haja). É nessa fase que criamos o nosso clipping, com todas as matérias que saíram na mídia sobre o projeto. Essa documentação é importante no momento de prestação de contas e para pleitear novos patrocínios.

 

Após a burocracia, é importante um pouco de cortesia, como o envio de uma mensagem de agradecimento aos presentes em seu evento. Atitudes assim cativam e fidelizam seu público interno e externo.

 

Texto de Marina Mara, d0 livro Profissão Poeta, 2016.

 

 

Comentários   

0 #1 sérgio di ramos 04-06-2017 07:12
estou a lançar um livro de poesia pela editora mondrongo. Cantigas de Poesias...
Citar

Adicionar comentário


Código de segurança
Atualizar